Wstęp
Przedsiębiorcom a także osobom piastującym stanowiska w zarządach i radach nadzorczych spółek, przypominamy, że niedawno doszło do nowelizacji polskiego prawa handlowego.
Na gruncie ustawy o zmianie ustawy kodeks spółek handlowych oraz niektórych innych ustaw z dnia 9 lutego 2022 r. (Dz. U. z 2022 r. poz. 807) dokonano szeregu zmian w przepisach. Prezydent RP w dniu 4 kwietnia 2022 roku podpisał nowelizację kodeksu spółek handlowych. Zmiany wejdą ostatecznie w życie z dniem 13 października 2022 roku.
W efekcie prowadzonych analiz podjęto decyzję o konieczności nowelizacji. Podstawowy cel zmian to wprowadzenie do polskiego porządku prawnego regulacji w zakresie prawa holdingowego – prawa grup spółek, prawa koncernowego. W szerokim znaczeniu doktrynalnym nowe reguluje dotyczą relacji prywatno-prawnych między spółką dominującą a jej spółkami zależnymi. Zmiany wprowadzone na gruncie nowelizacji ustawy dotyczą regulacji związanych z funkcjonowania grup spółek jak również regulacji dotyczących zasad zarządzania spółkami handlowymi i nadzoru nad tymi spółkami.
Co więcej, nowelizacja kodeksu spółek handlowych dotyczy także aspektów związanych z organami spółek. Reforma przepisów wyposaża rady nadzorcze w narzędzia umożliwiające prowadzenie bardziej efektywnego nadzoru korporacyjnego. Kompetencje rady nadzorczej zostały w istocie poszerzone.
Dlaczego doszło do zmian?
Co zmusiło ustawodawcę do zmian? Aby udzielić odpowiedzi na to pytanie warto zauważyć, że pierwotny kodeks spółek handlowych wszedł w życie ponad 20 lat temu. W ocenie ustawodawcy od czasu wejścia w życie kodeksu zaszło bardzo dużo zmian gospodarczych związanych z rozwojem polskiej gospodarki. Unowocześnienie polskiego prawa handlowego to jedno z podstawowych założeń nowelizacji.
W ocenie ustawodawcy konieczność zmian w ustawie wynikała przede wszystkim w faktu, że między organami spółek występował brak równowagi informacyjnej. Mechanizmy kontrolne przewidziane dla rad nadzorczych, istniały co prawda w aktualnym stanie prawnym. Były one jednak niewystarczające. Konieczne stało się zwiększenie efektywności rad nadzorczych. Co więcej, brak było bieżącego oraz sformalizowanego obowiązku informacyjnego wykonywanego przez menedżerów. Dotychczasowe przepisy w praktyce obniżały skuteczność funkcjonowania niektórych organów.
Zwiększenie Efektywności Rad Nadzorczych
Rzeczywistość prowadzenia działalności gospodarczej ulega nieustannym zmianom. Stąd też konieczne jest podejmowanie działań, które pozwolą na zwiększenie efektywności procesów związanych z zarządzeniem przedsiębiorstwami.
Efektywne i prawidłowe prowadzenie przez radę nadzorczą działalności związanej z nadzorem wymaga, aby posiadała ona bieżący dostęp do rzetelnych oraz kompletnych informacji o spółce. Dotychczasowe uprawnienia przewidziane na gruncie obecnie obowiązującego kodeksu spółek handlowych okazały się w tym względzie nie wystarczające.
Wedle nowych regulacji w przypadkach, kiedy sprawozdanie finansowe podlega ustawowemu badaniu, rada nadzorcza jest obowiązana z co najmniej tygodniowym wyprzedzeniem zawiadomić kluczowego biegłego rewidenta. Zawiadomienie to dotyczy biegłego rewidenta, który przeprowadzał badanie sprawozdania finansowego spółki. W zawiadomieniu należy wskazać termin posiedzenia, którego przedmiotem są sprawy dotyczące sprawozdań z działalności spółki.
Ponadto, nowe regulacje wprowadzają możliwość powołania doradcy rady nadzorczej. Rada Nadzorcza może podjąć uchwałę, aby doradca zbadał na koszt spółki określoną sprawę dotyczącej działalności spółki lub jej majątku. Co ważne i na co trzeba zwrócić uwagę, aby było to możliwe, umowa spółki musi wyraźnie dopuszczać taką możliwość.
Doradca Radcy Nadzorczej może zostać również wybrany w celu przygotowania określonych analiz i opinii. Doradca musi posiadać stosowne uprawnienia, kwalifikacje oraz fachową wiedzę. Umiejętności te mają zapewnić sporządzenie rzetelnego raportu z badania. W tym celu konieczna jest kooperacja i współpraca ze strony zarządu, który musi zapewnić dostęp do dokumentów oraz udzielać niezbędnych informacji i wyjaśnień. Wartym podkreślenia jest, że doradca rady nadzorczej oraz osoba fizyczna wykonująca czynności w jego imieniu lub na jego rzecz zobowiązania jest do zachowania poufności. Poufność i obowiązek zachowania w tajemnicy dotyczy wszystkich informacje niemających publicznego charakteru. Obowiązek ten dotyczy również dokumentów otrzymanych od spółki.
Nowe uprawnienia Rady Nadzorcze – zmiany w przepisach
W efekcie nowelizacji w sposób znaczący zaakcentowano kwestię zwoływania posiedzeń Rady Nadzorczej. Posiedzenie może zostać zwołane przez zarząd albo członka Rady Nadzorczej wraz z podaniem proponowanego porządku obrad. Przewodniczący zwołuje posiedzenie Rady Nadzorczej. Zwołane posiedzenie nie powinno się odbyć nie później niż w terminie dwóch tygodni od dnia otrzymania żądania. Rada powinna być zwoływana w miarę potrzeb nie rzadziej jednak niż raz w każdym kwartale roku obrotowego.
Co ciekawe na gruncie nowelizacji kodeksu spółek handlowych zdecydowano się również, aby wyeksponować rolę Przewodniczącego Rady Nadzorczej. Zaakcentowano również funkcję członków RN. Ich dotychczasowe uprawnienie korporacyjne jakim było branie udziału w posiedzeniach RN stało się ich naturalnym obowiązkiem.
Ponadto, dotychczasowe niedoskonałości związane z możliwością przedstawienia RN informacji czy dokumentów zmodyfikowano. Aktualnie wszelkie dokumenty i informacje mają być przekazywane RN niezwłocznie, lecz nie później niż w terminie dwóch tygodni od dnia zgłoszenia takiego żądania do organu, chyba że w wezwaniu wskazano dłuższy termin.
Dodatkowo ustawodawca chcąc przeciwdziałać wielu złym praktykom korporacyjnym, dodał obowiązek informowania RN o aktualnej sytuacji spółki. W efekcie czego ma zostać zapewniony bieżący dostęp do istotnych wiadomości odnoszących się w szczególności do spraw spółki i jej majątku.
Nowelizacja ustawy ujednolica także kwestię standardów związanych z podejmowaniem uchwał rady nadzorczej. Co więcej, reforma przewiduje również możliwość powoływania stałych bądź też doraźnych komitetów rady nadzorczej
Nowe sankcje
Nowe uprawnienia kontrolne zostały wzmocnione nowymi sankcjami karnymi i penalizacją pewnych zachowań. W efekcie rozszerzonych uprawnień zmodyfikowano odpowiedzialność osób zobowiązanych do przekazania informacji, dokumentów, sprawozdań lub wyjaśnień w terminie lub przekazanie ich niezgodnie ze stanem faktycznym. Usankcjonowano również zatajanie danych wpływających w istotny sposób na treść tych informacji dokumentów, sprawozdań lub wyjaśnień.
Niedochowanie przez członka zarządu spółki lub jej pracownika obowiązku przekazania radzie nadzorczej lub jej doradcy żądanych przez nich informacji dokumentów, sprawozdań lub wyjaśnień, a także ich zatajenie lub sfałszowanie stanowić będą przestępstwo. Sankcja za taki czyn to grzywna w wysokości od 20.000 do 50.000 zł albo karą ograniczenia wolności. W przypadkach, gdy sprawca tych czynów działa nieumyślnie grzywna jest nie niższa niż 6.000 zł i nie wyższa 20.000 zł.
Podsumowanie
Wprowadzone mechanizmy wpłyną niewątpliwie na bieżące funkcjonowanie spółek. Odniosą także bezpośredni skutek na prawa i obowiązki po stronie ich organów – członków rad nadzorczych i członków zarządu.
Zmiany w przepisach i reforma kodeksu spółek handlowych w rzeczywistości ma prowadzić do profesjonalizacji działań rad nadzorczych. To także niewątpliwie istotne wzmocnienie kompetencji tego organu, skutkujące wytworzeniem swoistego partnera zarządu z uprawnieniami do wglądu w dokumentację i mającego realne instrumenty (uprawnienia) do realizacji tego nadzoru. W rezultacie wydaje się, że nowelizacja ustawy ma charakter zmian systemowych. Dotychczasowo bowiem rada nadzorcza była organem typowo kontrolnym. Po reformie w ustawie rada nadzorcza będzie posiadała zwiększone uprawnienia, umożliwiające efektywność w działaniu. Co więcej zmiany powinny skutkować procesem sposobu funkcjonowania samych podmiotów gospodarczych (spółek).
Czy na praktykę funkcjonowania spółek zmiana wpłynie w zakresie odpowiedzialności członków zarządu i rad nadzorczych? To z pewnością pokaże czas. Niewątpliwie członkowie organów, którzy starannie wykonywali swoje obowiązki a którzy zdecydowali się na podjęcie ściśle określonego ryzyka gospodarczego, uzyskają dodatkową argumentację i możliwość ochrony. Oczywiście dotyczy to tylko przypadków, kiedy na późniejszym etapie okazałoby się, że dane przedsięwzięcie czy decyzja biznesowa jest nietrafna i doprowadziła de facto do wyrządzenia szkody.
Mimo, że zmiany wejdą w życie w październiku 2022 roku, przedsiębiorcy mają jeszcze trochę czasu aby przeanalizować posiadane dokumenty korporacyjne. To bez wątpienia najwyższy czas na decyzję o wprowadzeniu stosownych korekt czy modyfikacji w umowach, statutach oraz w regulaminach pracy organów spółek.
Kancelaria Radców Prawnych Pawłuszyński Piątkowski Wolski Zelent udziela pomocy prawnej i doradztwa prawnego z szeroko rozumianego prawa handlowego i gospodarczego.
Zespół Kancelarii świadczczy pomoc prawną na rzecz spółek prawa handlowego z różnych sektorów gospodarki.